Digitalisierung der Verwaltung

Von der Papier- zur elektronischen Akte, Digitalisierung bei der Stadtverwaltung

Digitalisierung der Verwaltung

Ausländerbehörde der Stadt Hagen führt elektronische Akte ein.

Papier- und Aktenberge sollen zukünftig der Vergangenheit angehören – die Ausländerbehörde der Stadt Hagen setzt auf die elektronische Aktenführung. Im Rahmen der Digitalisierungsoffensive der Stadtverwaltung wurde die Sachbearbeitung umgestellt, so dass in einem ersten Schritt neue Akten digital angelegt werden. Auch bereits bestehende Akten werden ab sofort digital fortgeführt, so dass keine Ausweitung des Papieraktenbestands erfolgt.

„Die e-Akte versetzt uns in die Lage, jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf den gesamten Aktenbestand zu haben“, sagt Adrian Rewig, Mitarbeiter und Projektleiter „e-Akte“ der Ausländerbehörde, „so können wir den Bürgerinnen und Bürgern kompetent und zeitnah weiterhelfen, ohne eine Akte erst suchen zu müssen.“ Weiterhin vereinfache die elektronische Aktenführung den Austausch von Akten zwischen den Ausländerbehörden im Falle eines Umzugs. Auch hier könne ein Versand unkompliziert auf den elektronischen Kommunikationswegen stattfinden.

Die Einführung der elektronischen Akte im Bereich der Ausländerbehörde ist ein erster Schritt auf dem Weg zu einer gesamtstädtischen Lösung. Christian Lazar, Leiter der Task Force Digitalisierung der Stadtverwaltung, sieht den Fachbereich für öffentliche Sicherheit, Verkehr, Bürgerdienste und Personenstandswesen, dem auch die Ausländerbehörde angehört, als Pilotfachbereich. „Es ist bereits der zweite Bereich, nach der Zulassungsstelle, der in diesem Fachbereich auf die elektronische Aktenführung umstellt“, sagt Lazar, „und wir streben zeitnah an, auch die Gewerbestelle und die Führerscheinstelle mit der elektronischen Akte auszustatten.“

Durch die Digitalisierung der Datenbestände soll auch ein weiteres, zentrales Ziel der Verwaltung erfüllt werden: Die digitale Datenbasis stellt die Grundlage für medienbruchfreie, elektronische Verwaltungsprozesse im Rahmen eines e-Government-Angebotes dar. Lazar: „Sonst erklären wir den Bürgerinnen und Bürgern demnächst, dass sie unsere Dienstleistungen zwar digital beantragen können, wir die digitalen Anträge dann aber ausdrucken und in Papierakten abheften.“

In einem weiteren Schritt sollen nunmehr auch die Altaktenbestände in die elektronische Welt überführt werden. „Um die Vorteile der digitalen Aktenführung über den gesamten Aktenbestand nutzen zu können, ist es unumgänglich, auch die Bestandsakten zu digitalisieren. Hier sind wir derzeit dabei, die Möglichkeiten der Erfassung zu eruieren und konzeptionell abzubilden“, sagt Thomas Lichtenberg, Leiter des Fachbereichs.

Stadtverwaltung setzt auf digitalen Rechnungseingang.

Reduzierte Bearbeitungszeiten, schnellere Durchlaufgeschwindigkeit und sich „per Mausklick“ einen Überblick verschaffen – das leistet der digitale Rechnungseingang der Stadt Hagen, der im Jahr insgesamt über 60.000 Rechnungen elektronisch erfasst und verarbeitet.

Mit Blick auf die Digitalisierungsoffensive der Stadt ist der digitale Rechnungseingang ein Meilenstein, denn dieser ist der erste durchgängig digitalisierte Arbeitsablauf, der flächendeckend für die gesamte Stadtverwaltung produktiv ist. Damit ist die Stadt Hagen vielen Kommunen einen Schritt voraus, wie Christian Lazar, Leiter der Stabsstelle Digitalisierung, betont: „Das Projekt digitaler Rechnungseingang war eine Mammutaufgabe, welche von der eigens eingerichteten Projektgruppe unter Federführung des Fachbereichs Finanzen und Controlling mit hohem Engagement vorangetrieben wurde. Mit Blick auf die Größe der Stadtverwaltung wurde hier ein Projekt umgesetzt, welches in vergleichbarer Form nicht oft zu finden ist.“ Orientieren konnte sich die Verwaltung an ihrem eigenen IT-Dienstleister HABIT (Hagener Betrieb für Informationstechnologie), der bereits seit 2015 mit einem elektronischen Rechnungsablauf arbeitet und hierbei rund 2.500 Rechnungen im Jahr vollelektronisch abwickelt. Der HABIT begleitete die verwaltungsweite Einführung mit Blick auf die technische Umsetzung.

Stadtkämmerer Christoph Gerbersmann unterstreicht zudem die Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung: „Die Bearbeitungszeiten reduzieren sich durch die Digitalisierung der Vorgänge deutlich. Daher sind wir in der Lage, Skontoabzüge durch die schnellere Durchlaufgeschwindigkeit in fast allen Fällen zu realisieren. Dies war bei der analogen Rechnungsbearbeitung nicht immer möglich.“ Lazar ergänzt: „Wir sind bereits jetzt in der Lage, Rechnungen per E-Mail zu empfangen und komplett medienbruchfrei durch das Verfahren laufen zu lassen. Mit einigen uns verbundenen Unternehmen im Konzern Stadt, beispielsweise mit dem HABIT, aber auch mit diversen externen Lieferanten führen wir dies bereits erfolgreich durch.“

Alle eingehenden Papierrechnungen werden direkt zentral an zwei Hochleistungsscannern gescannt und mit speziellen Barcodes versehen den jeweiligen Fachämtern zugeordnet und zugesandt. Der zuständige Fachbereich überprüft die Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und übersendet sie nach Freigabe in die Finanzbuchhaltung. Dort wird die Rechnung automatisch in die eingesetzte Finanzsoftware übernommen. Die Auszahlung erfolgt dann automatisiert in der Regel am nächsten Werktag. Alle Prozessschritte werden dabei lückenlos im System protokolliert, sodass jederzeit per Mausklick ein Überblick über die offenen Verbindlichkeiten im System gegeben ist. „So kann auch jederzeit eingegriffen werden, wenn Rechnungen wegen Abwesenheit eines Kollegen im Verfahren längere Zeit liegen bleiben“, erklärt Gerbersmann.

Mit dem 01.01.2020 ist der Hagener Betrieb für Informationstechnologie im Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste nun 15 aufgegangen. Ab April 2020 ist die Annahme von elektronischen Rechnungen dann durch eine EU-Richtlinie Pflicht. Das für Deutschland und NRW maßgebliche Format, in dem die elektronischen Rechnungen anzunehmen sind, wird xRechnung genannt; Mitarbeiter des FB 15 arbeiten in entsprechenden Vorbereitungs- und Normierungsgremien mit. „Der Zugang für solche Rechnungen wird dann aller Voraussicht nach über ein Landesportal eröffnet, über das die Eingänge dann an die Stadtverwaltung weitergeleitet werden“, erklärt Lazar. Ab dem Zugang der elektronischen Rechnungen ist die Verwaltung dann aber schon auf die neue EU-Verordnung vorbereitet.

Foto: Maximilian Gerhard / Stadt Hagen

Förderung der digitalen Kompetenz: Stadt Hagen stattet Nachwuchskräfte mit Tablets aus.

Erstmals erhalten im Rahmen eines Pilotprojektes 19 Nachwuchskräfte der Stadt Hagen jeweils einen Tablet-PC. Acht Studierende an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung, drei Studierende des Dualen Studiums Soziale Arbeit sowie acht Auszubildende für den Beruf des Verwaltungsfachangestellten dürfen sich damit über ein neues digitales Arbeitsgerät freuen.

„Die digitalen Fähigkeiten unserer Auszubildenden und Studierenden müssen von Anfang an innerhalb der Ausbildung gefördert werden“, erklärt Christof Köhler aus dem Fachbereich Personal und Organisation der Stadt Hagen. Die Geräte haben eine Verbindung zu den städtischen Servern, sodass jederzeit ein ortsunabhängiger Zugriff auf dienstliche Datenbanken und Dokumente sowie auf das persönliche Postfach und den Terminkalender möglich ist. Damit soll ein schneller und medienbruchfreier Austausch von Informationen untereinander gewährleistet sein. Die Tablets kommen sowohl in der praktischen als auch in der fachtheoretischen Ausbildung zum Einsatz. „Unser Ziel ist es, optimale Lernbedingungen zu schaffen und die digitale Offensive der Berufs- und Fachhochschulen aufzugreifen“, berichtet Christof Köhler.

Die Task Force Digitalisierung legt durch die Anschaffung der Tablets den Grundstein für eine zukunftsfähige und innovative Ausbildung der Nachwuchskräfte im Rathaus. Christian Lazar, Leiter der Task Force Digitalisierung, ergänzt: „Mit fortschreitender Digitalisierung der Verwaltung wird das Arbeiten mit mobilen Endgeräten zukünftig in vielen Bereichen möglich und die Aufgabenerledigung unterstützen. Es ist konsequent, die Nachwuchskräfte hier frühestmöglich mit den Potentialen der Digitalisierung vertraut zu machen.“

Die technische Konfiguration der Tablets und der technische Support erfolgt durch den Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste.

Stellen die neuen „Convertibles“ der städtischen Lebensmittelkontrolleure vor (v.l.): Anke May (Teamleitung Verwaltung und Gesundheitsförderung), Dr. Claudia Sommer (Bereichsleiterin Gesundheit und Verbraucherschutz) und Christian Lazar (Leiter Task Force Digitalisierung). (Foto: Linda Kolms/Stadt Hagen)

Digital statt Klemmbrett: Lebensmittelkontrolleure mit „Convertibles“ unterwegs.

Schnellere, effektivere und kundenfreundlichere Lebensmittelkontrollen: Diese Vorteile bringen die neuen „Convertibles“, also besonders auf Mobilität ausgelegte laptopartige Tablets, mit denen die Lebensmittelkontrolleure des städtischen Fachbereichs Gesundheit und Verbraucherschutz ab sofort unterwegs sind.

Dr. Claudia Sommer, Leiterin des Fachbereichs Gesundheit und Verbraucherschutz, begrüßt ausdrücklich diesen neuen Weg der Digitalisierung und stellt die Vorzüge heraus: „Mit den durch den Hagener Betrieb für Informationstechnologie (HABIT) angeschafften ‚Convertibles‘ wird sowohl die Arbeit meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Betrieben als auch die Zusammenarbeit mit den Betriebsinhabern erleichtert."

Denn die bisherige Arbeit der Lebensmittelkontrolleure war mit viel Papier verbunden: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontrollierten die Räume von Gewerbebetrieben und notierten ihre Beobachtungen auf Zetteln. Die Ergebnisse übertrugen sie in einem Begehungsbericht auf ihren Laptops. Dieser wurde vor Ort ausgedruckt und vom Gewerbetreibenden und dem Lebensmittelkontrolleur unterzeichnet.

Die „Convertibles“ sind nun deutlich kleiner und leichter als die bisherigen Laptops und daher gut für die Begehungen in den Betrieben geeignet. Sie ermöglichen vor Ort eine direkte Eingabe in das System der Software „Balvi mobil“. Dabei dokumentieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun digital mit einem Touchpen das Kontrollergebnis. Zudem ist es mit den Tablets möglich, eventuelle Mängel oder Beanstandungen zu fotografieren und die Fotos direkt im System zu speichern. Der abschließende Bericht kann wie gewohnt im Betrieb ausgedruckt und ausgehändigt oder mit digitaler Signatur per E-Mail an die Gewerbetreibenden verschickt werden. Langfristig wird eine komplett medienbruchfreie Dokumentation angestrebt; ebenso werden die Geräte bereits jetzt für die Nachbearbeitung im Amt genutzt und ersetzen auf lange Sicht die stationären Computer.

Die mobile Version der Lebensmittelsoftware „Balvi mobil“ ist auch durch die Teilnahme eines Hagener Lebensmittelkontrolleurs an einer zwölfköpfigen Arbeitsgruppe beim Landesamt für Natur, Umwelt und Verbraucherschutz Nordrhein-Westfalen entstanden, die sich unter anderem intensiv mit der Entwicklung und Nutzbarkeit der Software beschäftigt hat.

Die vier städtischen Lebensmittelkontrolleure sowie zwei Kontrollassistenten führen pro Jahr etwa 1.200 Begehungen in Hagen durch und erfüllen so einen wichtigen gesellschaftlichen Dienst, auf den sicherlich niemand verzichten will: Sie überprüfen vor Ort die Einhaltung vorgegebener Hygienevorschriften, kontrollieren den Ist-Zustand, dokumentieren diesen und erstellen Auflagen bei eventuellen Verstößen gegen lebensmittelrechtliche Vorgaben.