Personalwirtschaft

Reisekostenabrechnung

Die Abrechnung von Dienstreisen und Kilometergeldabrechnung der für Dienstfahrten zugelassenen privaten Kfz erfolgt über das Produkt "SAP HCM Travel". Es wird die Rechenleistung des kommunalen Dienstleistungspartners Citeq in Münster via sicherer Kommunikationsverbindungen verwendet.

Stellenplan

Der Stellenplan der Stadt Hagen wird mit der Software SAP erstellt. Im Rahmen interkommunaler Zusammenarbeit wurde er mit der Stadt Münster auf der Basis des bei der Stadt Münster betriebenen SAP-OM Verfahrens entwickelt.

Helpdesk Management

Der Helpdesk bildet einen effizienten Kommunikationskanal zwischen Benutzern und Systemverwaltung. Er ist verantwortlich für eine hochwertige Unterstützung der Anwender und sorgt dafür, dass der normale Dienstleistungsbetrieb bei Problemen schnellstmöglich wieder hergestellt wird.

Im Helpdesk Modul werden sogenannte „Service-Calls“ erfasst, wobei es sich hierbei um alle Problem- und Fehlermeldungen der Hardware- und Software-Benutzer handelt. Es wird unter anderem festgehalten, wer der Service-Call Melder ist, auf welches Equipment sich der Service-Call bezieht, welche Priorität dieser Call hat, welche Schritte zur Abwicklung bereits eingeleitet wurden und welche Aktivitäten ggf. unternommen werden müssen, um diesen Service-Call entsprechend zu erledigen. Über die Problemklassifikation und andere Merkmale kann auf die Historie zurückgegriffen werden, um festzustellen, wie ähnliche Problemfälle bereits gelöst wurden.

Interne Dienste

Wissens- und Kontaktmanagementsystem

Die Stadt Hagen nutzt für den Erstkontakt anfragender Bürger als Wissens- und Kontaktmanagementsystem das Produkt "CCC" der Firma communal.cc GmbH.

Die Kontakt- und Wissensmanagementsoftware ist ein wichtiges Instrument zur Unterstützung des Tagesgeschäftes der Servicecentermitarbeiter. Die Software ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung von Fragen und sonstigen Meldungen, die an das Servicecenter herangetragen werden.

Alle Anfragen (inkl. zugehöriger Dokumente, Vorgangsdaten etc.) werden thematisch geordnet und strukturiert im System abgelegt. Wenn eine direkte Beantwortung durch den Servicecenter-Mitarbeiter (Agent) nicht möglich ist, wird ein Vorgang initiiert und es können die erforderlichen Daten an die entsprechende Fachabteilung weitergeleitet werden. Die Anwendung sichert damit nicht nur eine schnelle und einheitliche Beantwortung von Fragen, sondern auch eine vollständige und kontinuierliche Überwachung des gesamten Vorgangs vom Anruf bis zur Beantwortung.

Zugangs- und Zeiterfassungssystem

Der Zugang zu Dienstgebäuden und die Zeiterfassung aller an der Gleitzeit teilnehmenden Mitarbeiter erfolgt mittels der Software "Siport NT" der Fa. Siemes AG.

Gestaltung von Onlineformularen

Die professionelle Formulargestaltung erfolgt mittels "Lucom Interactiv Plattform" der Firma Lucom GmbH über eine zentrale Webanwendung und eine zentrale Datenbank.
Überholte Formulare waren gestern.