Finanzmanagement

Seit 2008 wird bei der Stadt Hagen das Rechnungswesen gem. den gesetzlichen Vorschriften zum "Neuen kommunalen Finanzmanagement (NKF)" mit der Software SAP R/3 der Fa. SAP AG, Walldorf abgewickelt. Unterstützt werden hier insbes. folgende Bereiche:

• Haushaltsplanung und -druck
• Investitionsplanung
• Bewirtschaftung
• Kosten- und Leistungsrechnung (Controlling)
• Anlagenbuchhaltung
• Geschäftspartnerbuchhaltung
• Kassen- und Einnahmemanagement
• Ergebnis- und Finanzrechnung
• Berichtswesen

Darüber hinaus existieren Schnittstellen zu diversen Vorverfahren, über die Forderungen aufgrund von Gebührenbescheiden übernommen werden, z.B. Jugendmusikschulgebühren, Krankentransportgebühren und viele andere.

Der technische Betrieb der SAP - Systeme erfolgt zentral beim Zweckverband KDN in Siegburg, so dass sich der Installationsaufwand in Hagen (neben der Leitungsanbindung zur KDN nach Siegburg) auf die SAP - Clientsoftware beschränkt.

Digitaler Rechnungseingang

Die digitalisierte Bearbeitung eingehender Rechnungen, seien es nun Rechnungen auf Papier, die eingescannt werden, oder solche, die als E-Mail Anhang eingehen, erfolgt seit Anfang 2013 beim Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste mit dem Verfahren x Suite der Firma Workflow Management & Document Consulting Group GmbH (WMD Group GmbH) aus Ahrensburg. Hierbei handelt es sich um ein teilweise in das SAP R/3 System integriertes Zusatzprogramm.

Diese Komplettlösung zur digitalen Rechnungsbearbeitung beinhaltet u.a. folgende Komponenten:

Mit xFlow Capture werden die Rechnungsbelege gescannt und alle rechnungsrelevanten Informationen automatisiert ausgelesen.

Die SAP NetWeaver zertifizierte Schnittstelle xFlow Interface überführt die Rechnungsimages und -daten an die Rechnungswesensoftware von SAP und prüft diese ebenfalls auf Vollständigkeit. Rechnungsimages und -anlagen sowie prozessrelevanter Schriftverkehr werden revisionssicher über die SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink und die Archivierungssoftware Saperion im Archiv abgelegt.

Der Prüfungs- und Freigabeprozess von vorerfassten Belegen wird automatisch in xFlow Invoice initiiert.

Seit dem 01.08.2015 wird die digitale Rechnungsbearbeitung über die WMD xSuite auch bei der Stadtverwaltung Hagen eingesetzt. Hierzu werden schrittweise nach und nach alle Ämter und Fachbereiche produktiv gesetzt.

Die komplette Produktivsetzung aller Ämter und Fachbereiche der Stadt Hagen erfolgte während des gesamten Jahres 2016 und wurde im Frühjahr 2017 abgeschlossen.

Veranlagungen

Die Veranlagungen der kommunalen Steuern und Gebühren (Gewerbesteuer, Grundbesitzabgaben, Hundesteuer und Vergnügungssteuer) erfolgen mit dem Verfahren "Tax & Fee Assessment (TFA)", ursprünglich entwickelt von der Fa. CSC Deutschland Solutions GmbH. Das Produkt wurde im August 2013 an die Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) verkauft und umbenannt mit dem neuen Produktnamen „Kommunalmaster Steuern und Abgaben (Km-Sta). Hier werden die entsprechenden Bescheide, entweder im Einzelfall, aber auch als Massenverarbeitung erzeugt. Die daraus entstehenden Forderungen und Erstattungen werden direkt im SAP - System gebucht. Zudem bestehen Schnittstellen für die Übernahme der Meßbescheide vom Finanzamt für die Bereiche Gewerbesteuer und Grundsteuer, sowie die vom Hagener Entsorgungsbetrieb (HEB GmbH) verwalteten Abfallbehälter.

Technisch ist TFA / Km-Sta ein vollständig in das SAP R/3 - System integriertes Zusatzprogramm, welches schnittstellenfrei mit der SAP - Software kommuniziert. Von daher erfolgen die Verarbeitungen ebenfalls zentral beim Zweckverband KDN in Siegburg. Die Ausdrucke der Bescheide erfolgen, mit Ausnahme der Jahresbescheide Grundbesitzabgaben, die über die Datenzentrale in Siegburg gedruckt und kuvertiert werden, bei den Zentralen Diensten, Druckerei der Stadt Hagen.

Vollstreckung

Forderungen der Stadt Hagen gegenüber Bürgern und Firmen werden, wenn sie auch nach einer Mahnung nicht beglichen werden, an das Vollstreckungsverfahren AVVISO der Fa. DATA-TEAM, Leipzig zur Weiterbearbeitung durch die Vollstreckung beim Fachbereich Finanzen und Controlling übergeben. Die Übergabe erfolgt durch ein beim FB 15 laufendes Dienstprogramm in Echtzeit. Die von der Vollstreckung durchzuführenden Maßnahmen bestimmen sich nach der rechtlichen Qualität der Forderungen. Diese Maßnahmen sind in AVVISO kundenspezifisch von Mitarbeitern der Vollstreckung definiert, die entsprechenden WORD - Formulare sind mit den Maßnahmen verknüpft und werden automatisiert erstellt. Dies ist entweder im Einzelfall, aber auch als Massenverarbeitung möglich.

Die Datenhaltung erfolgt hier im FB 15 mit einer ORACLE - Datenbank auf der Betriebssystemplattform Linux.

Landeshaushaltsverfahren

In einigen Bereichen der Stadt Hagen werden Vorgänge bearbeitet, aus denen sich Zahlungsverpflichtungen des Landes NRW begründen. Zu nennen sind hier beispielhaft Ausgaben i.V.m. Landesschulsportfesten etc.

Während hier früher zunächst die Stadtkasse Hagen in Vorleistung trat, und sich die Ausgaben dann vom Land erstatten ließ, wurde seit 2005 hierfür das kamerale Landeshaushaltsverfahren HKR-TV eingesetzt. Dieses wurde ab dem 01.07.2019 durch das neue, doppische, SAP-basierte Verfahren EPOS.NRW (Einführung von Produkthaushalten zur Outputorientierten Steuerung - Neues RechnungsWesen) abgelöst.

Gebührenverfahren

Für die Vereinnahmung von Gebühren, die im persönlichen Kontakt mit dem Bürger aufgrund der vom ihm gewünschten Leistungen bar oder per EC-Cash zu begleichen sind, wird das Gebührenverfahren „Der Quittierer“ der Fa. Platinbaum GmbH & Co. KG, Bad Neuenahr-Ahrweiler eingesetzt. Der Einsatz erfolgt z.B. im Zentralen Bürgeramt und den dezentralen Bürgerämtern, der KFZ - Zulassungsstelle, der Führerscheinstelle, der Ausländerbehörde, im Standesamt etc. Zu der Kassenführung gehört auch die Erstellung von Quittungen für den Bürger, sowie der Kassenabschluß mit Übergabe der gebuchten Gebühren an das Rechnungswesen, also das SAP - System.