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Öffentlicher Schlüssel der Stadt Hagen und zugehörige Root Zertifikate

Bitte verwenden Sie für den Versand verschlüsselter Nachrichten an stadtverwaltung@stadt-hagen.de den hier herunterladbaren öffentlichen Schlüssel. (rechte Maustaste, „Ziel speichern unter“ und Import in Ihr E-Mail-Programm)


Ebenfalls zu importieren, wenn noch nicht vorhanden, sind die Zertifikat des Herausgebers unseres öffentlichen Schlüssels, nur damit kann eine lückenlose Prüfung der Zertifikatskette durchgeführt werden. Bitte stellen Sie sicher, das mittels dieser Zertifikate E-Mail-Benutzer identifiziert werden können. Die Zertifikate können auch über die procilon Webseite bezogen werden.

Elektronische Kommunikationsregeln


1.  Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Hagen
Die Stadt Hagen bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung, die bei Verwaltungsverfahren durch § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land NRW (VwVfG NW) und § 36a Sozialgesetzbuch - Allgemeiner Teil - (SGB I) geregelt ist. Für das Privatrecht gilt §126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entsprechend.

Die Stadt Hagen eröffnet diesen Zugang gemäß den vorgenannten Rechtsvorschriften und der im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Regeln.

Die Zugangseröffnung gilt ausschließlich für die Stadtverwaltung Hagen einschließlich der eigenbetriebs¬ähnlichen Einrichtungen (Gebäudewirtschaft Hagen, Hagener Betrieb für Informations¬technologie) und nicht für Dritte (z. B. Institutionen auf verlinkten Seiten, Eigengesellschaften, andere Behörden).

Die Information nach Artikel 13 und Artikel 14 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Erhebung personenbezogener Daten können Sie hier einsehen. Die Stadt Hagen nutzt für eigeninitiierte Videokonferenzen ausschließlich die Software "CiscoWebExMeetings". Die Sitzungen werden nicht aufgezeichnet, außer es wir im Vorfeld ausdrücklich beantragt und darauf hingewiesen.


2.  Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Formfreie E-Mails (hier ist die eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) können an alle auf www.hagen.de oder auf den Briefköpfen der Stadt Hagen verwendeten E-Mail-Adressen gesendet werden.

Bei der formgebundenen Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihre E-Mail mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur gem. § 2 Abs. 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen. Um an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Hagen mit der zentralen E-Mail- Adresse stadtverwaltung@stadt-hagen.de rechtsverbindlich und elektronisch sicher senden zu können, benötigen Sie einen öffentlichen Schlüssel.

Alternativ können Sie eine De-Mail in schriftform-wahrender Versandart nach § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz an die Stadtverwaltung Hagen senden. Die Behörde eröffnet auch den formgebundenen Zugang für die Schriftform wahrende De-Mails. Die gesetzliche Voraussetzung ist nur erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption „absenderbestätigt“ gewählt wurde. Es ist zu beachten, dass eingescannte und ursprünglich auf Papier vorhandene Dokumente lediglich Kopien darstellen und nicht das unter Umständen erforderliche Einsenden der Originalunterlagen ersetzen.

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

Bietet der Internetauftritt der Stadt Hagen für ein Anliegen elektronische Formulare oder Kontaktdialoge an, sind diese zu verwenden. So kann Ihr Anliegen strukturiert mit begleitenden Hinweisen und verschlüsselt (HTTPS/SSL) übermittelt werden. Die angebotenen Formulare können qualifiziert signiert, also rechtsverbindlich versandt werden (siehe: Regeln für rechtsverbindlichen Datenverkehr).

Die Annahme elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Stadt Hagen ist von dieser Verfahrensweise ausgenommen.


3.  Formate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

  • Adobe Portable Document Format (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASCII (.txt)
  • Textdateien im Format Comma-separated values (.csv)
  • Microsoft Word (.doc, .docx)
  • Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
  • Microsoft Powerpoint (.ppt, .pptx, .pps, .ppsx)
  • Bilddateien im Joint Picture Export Group Format (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Windows Bitmap Format (.bmp)
  • Bilddateien im Graphic Interchange Format (.gif)
  • Bilddateien im Portable Network Graphic (.png)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

ZIP-Dateien werden nur ohne Passwortschutz und nicht selbstextrahierend akzeptiert. Der Inhalt muss ebenfalls den hier genannten Vorgaben entsprechen.

Die Größe von E-Mailtext inklusive angehängter Dateien darf 15 MB nicht überschreiten.


4.  Verfahrensablauf
Regeln zur E-Mail-Verschlüsselung
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an die Verwaltung senden. Dazu benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel der Stadt Hagen. Dieser steht unter folgenden Links bereit:

Verschlüsselte E-Mails sind ausschließlich an die zentrale E-Mailadresse der Stadt Hagen (stadtverwaltung@stadt-hagen.de) zu senden. Von dort wird Ihre E-Mail an den gewünschten Ansprechpartner weitergeleitet.

Ein Leitfaden zur Einrichtung des verschlüsselten E-Mail-Verkehrs steht für Sie unter folgendem Link bereit.

Ebenfalls zu importieren, wenn noch nicht vorhanden, sind die Zertifikat des Herausgebers unseres öffentlichen Schlüssels, nur damit kann eine lückenlose Prüfung der Zertifikatskette durchgeführt werden. Bitte stellen Sie sicher, das mittels dieser Zertifikate E-Mail-Benutzer identifiziert werden können. Die Zertifikate können auch über die procilon Webseite bezogen werden.

Fügen Sie dieses Root-Zertifikat Ihrem E-Mail-Programm (also Outlook, Outlook Express, Thunderbird, etc.) hinzu.

Um mit der Stadtverwaltung verschlüsselt zu kommunizieren, also auch verschlüsselte Mails empfangen zu können, ist es daher notwendig, dass Sie Ihren öffentlichen Schlüssel an "stadtverwaltung@stadt-hagen.de" senden. Nur für Zwecke der E-Mail-Verschlüsselung werden auch sog. Class-1-Zertifikate akzeptiert.

Regeln für rechtsverbindlichen Datenverkehr
Rechtsverbindlichkeit in elektronischen Dokumenten (und damit Gleichstellung mit papierschriftlichen Dokumenten) wird durch Beifügen einer qualifizierten elektronischen Signatur (sog. Class 3-Zertifikat) hergestellt (§ 3 a VwVfg i. V. m. Signaturgesetz).

Die Stadt Hagen verarbeitet Signaturen der von der Bundesnetzagentur zugelassenen Trustcenter. Signaturen nicht zugelassener Trustcenter können nicht akzeptiert werden. Eine solche Mail und deren Dokument-Anhänge widerspricht den hier aufgeführten Regelungen und wird als nicht rechtsverbindlicher Datenverkehr gewertet. Ggf. müssen Anträge und Anschreiben aus solchen Mails auf dem Postweg ergänzend gesendet werden.

Rechtsverbindlich signierte E-Mails sind ausschließlich an die Adresse stadtverwaltung@stadt-hagen.de zu senden, wenn nicht die angebotenen Direktkontakt-Dialoge genutzt werden.

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